Una delle questioni più dibattute nel nostro settore è quella della modalità di tenuta del registro degli affari.

Un'agenzia d'affari, così come stabilito dagli articoli 120 e 219 del TULPS (Testo Unico Legge Pubblica Sicurezza), è infatti tenuta a redigere e a mantenere aggiornato il cosiddetto registro degli affari. Per ottemperare a questa norma, l'agenzia d'affari deve predisporre una serie di fogli numerati che vanno a comporre tale registro, compilando o stampando, di seguito e senza spazi in bianco, tutte le operazioni effettuate.

Pur sconsigliando vivamente la tenuta manuale di questo registro, visto l'enorme numero di movimenti effettuati da un mercatino dell'usato, segnalo che, nel caso, è disponibile un apposito Registro Buffetti.

Vanno quindi indicate le operazioni di carico, di scarico, di reso e le variazioni di prezzo per gli articoli in carico.

Tenuta del registro affari con modalità informatiche

I registri previsti dal T.U.L.P.S possono essere tenuti con modalità informatiche, in pieno allineamento al sistema vigente dal 1994 per tutti i libri e giornali obbligatori a carattere cronologico, puerché se ne assicuri la stampa entro i termini previsti per la presentazione all'autorità amministrativa o comunque in presenza di eventuali richieste avanzate dagli organi competenti. 

L’introduzione di tale principio è ovviamente derivata dalla necessità di tenere conto dell’evoluzione tecnologica ed in specie dell’uso degli elaboratori elettronici nei sistemi di tenuta della contabilità, con conseguente separazione fra registrazione e formazione del libro contabile - laddove la definitiva regolarizzazione avviene solo una volta effettuata la stampa definitiva del documento su supporto cartaceo. Solo in quest’ultima fase ha infatti senso parlare di corretta tenuta.

Qualsiasi gestione informatica dovrà permettere che lo stesso venga stampato in un formato che assicuri, prima della sua vidimazione, la numerazione progressiva per ciascun anno con l’indicazione, pagina per pagina, dell’anno di riferimento e successivamente al suo utilizzo la leggibilità e l’ordinata rappresentazione dei dati ivi contenuti.

Il registro degli affari tenuto con modalità informatiche viene marcato digitalmente al fine di conferirgli data certa e viene conservato secondo il metodo dell'archiviazione sostitutiva. Optare per questa modalità significa che la scadenza della vidimazione coincide con la presentazione della dichiarazione dei redditi. Nella partica, fino ad ottobre dell'anno in corso è possibile regolarizzare tutto l'anno precedente.

Vidimazione del registro degli affari in bianco

In merito alla preparazione informatica del registro segnalo che è necessaria la stampa di un certo numero di pagine che riportino, oltre ai dati di testata, anche l'intestazione delle colonne che conterranno i dati.

Una volta preparato, tale registro deve essere consegnato in comune per la vidimazione, effettuata da parte degli organi preposti. La vidimazione viene eseguita con un timbro su ogni pagina. Tale registro, preparato e vidimato, viene quindi reso all'agenzia d'affari che deve provvedere, con cadenza periodica, a stampare i movimenti effettuati.

La data di vidimazione deve sempre essere anteriore alla data dei movimenti stampati sul registro stesso. Se questo non accade, la pena prevista è una sanzione ed una possibile azione penale per irregolarità nella tenuta del registro.

Stampa e compilazione del registro degli affari

Il TULPS prescrive che nel registro vengano indicate, di seguito e senza spazi in bianco, tutte le operazioni effettuate nell'esercizio dell'Agenzia d'Affari.

Alcuni comuni confondono il registro degli affari con il registro per il commercio di beni usati, antichità e preziosi, previsto dagli articoli 126 e 128 del TULPS, con regolamento di attuazione previsto dall'art.  247, che prevede che il registro di chi fa commercio di cose antiche od usate o di chi commercia o fabbrica oggetti preziosi deve, agli effetti dell'art. 128 della Legge, indicare, di seguito e senza spazi in bianco, il nome, cognome e domicilio dei venditori e dei compratori, la data dell'operazione, la specie della merce comprata o venduta ed il prezzo pattuito.

Autovidimazione del registro degli affari

Molti comuni, per abbreviare i tempi di vidimazione, accettano l'autovidimazione con autocertificazione, dove il gestore del mercatino dell'usato dichiara di aver provveduto ad apporre un apposito timbro dell'azienda su ogni pagina del registro.

Nel modulo di autocertificazione vengono ovviamente riportati gli estremi di numerazione del registro e delle pagine dello stesso.

Vidimazione elettronica e conservazione sostitutiva

La legge permette la tenuta del registro degli affari in modalità elettronica.

Il DPR 28 maggio 2001 n. 311 all’art. 2 co. 1 lett. f) ha infatti sancito, integrando l’art. 16 del Regolamento TULPS, la possibilità della tenuta informatica dei registri di pubblica sicurezza, tra cui il registro degli affari.

A seguito dell’introduzione dell’art. 2215 bis c.c. (ex art. 16 12-bis d.l. 29 novembre 2008, n. 185, convertito con modifiche nella L. 28 gennaio 2009, n. 2 ed ex art. 6 2 lett. F-quater D.l. 13 maggio 2011, n. 70 convertito con modifiche nella L. 12 luglio 2011, n. 106) è stata generalizzata la possibilità della tenuta, con modalità informatiche, dei registri e documenti d’impresa (comma 1) oltre a stabilire la possibilità di assolvere gli obblighi di numerazione e vidimazione dei medesimi documenti mediante apposizione, almeno una volta l’anno, della marcatura temporale e della firma digitale dell’imprenditore (comma 2).

Infine, in base alla risoluzione assunta dalla Conferenza dei Servizi Unificata dinanzi alla Presidenza del Consiglio dei Ministri in data 22 febbraio 2018, non vi sono più dubbi sulla piena applicabilità della tenuta informatica del registro degli affari. Da tale risoluzione risulta chiaramente che una delle due modalità per la tenuta del registro degli affari è quella elettronica esattamente nei termini indicati.

In virtù del quadro normativo attuale le agenzie d’affari possono dunque scegliere, se continuare con la tenuta del registro degli affari in formato tradizionale, cartaceo, mantenendo quindi l’obbligo della vidimazione periodica presso l’autorità pubblica competente, ovvero procedere alla compilazione e conservazione informatica purché le registrazioni siano consultabili ed estraibili in ogni momento con i mezzi messi a disposizione dal soggetto tenutario per effettuare, su diversi tipi di supporto, riproduzioni e copie per gli usi consentiti dalla legge.

Il registro degli affari ti preoccupa?

Il comune ti ha detto che il tuo negozio deve tenerlo, ma non in quali modalità?
Ti piacerebbe dematerializzare il tuo registro degli affari, eliminando le preoccupazioni e la burocrazia, ma non sai come farlo?

Niente paura, ti aiutiamo noi, gli specialisti dell’usato!
Contattaci allo 045 2370857 o inviaci una richiesta scrivendo a commerciale@leotron.com, ti ricontatterà uno dei nostri consulenti per darti tutte le informazioni!

NIU.eco - il network degli imprenditori dell'usato

Per approfondire questa tematica puoi aderire a NIU.eco, il network che raggruppa gli imprenditori dell'usato indipendenti.

Altri contenuti che potrebbero interessarti

Di seguito trovi alcuni articoli correlati, che potrebbero interessarti.